นิยามและเทคนิคการปฏิบัติ ส. สะดวก

นิยามและเทคนิคการปฏิบัติ ส. สะดวก

ส สะดวก คือ การจัดวางหรือจัดเก็บสิ่งของต่าง ๆ ในสถานที่ทำงานอย่างเป็นระบบ เพื่อประสิทธิภาพ คุณภาพ และ ความปลอดภัยในการทำงาน โดยมุ่งเน้นส่งเสริมให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงาน ตั้งแต่การจัดหมวดหมู่สิ่งของให้เป็นระบบ ระเบียบการประยุกต์ใช้สัญลักษณ์สี การทำป้ายชี้บ่ง การทาสีตีเส้นบริเวณพื้นอาคารเพื่อแบ่งแยกพื้นที่ ทั้งในการจัดวางของพื้นที่ จัดวางอุปกรณ์ เครื่องมือ

ถ้าหน่วยงานหรือพื้นที่ขาดการปฏิบัติตาม ส สะดวก ย่อมทำให้ขาด ประสิทธิภาพ และประสิทธิผลในการทำงาน เช่น

เสียเวลาในการค้นหา

ไม่กำหนดตำแหน่งวางที่แน่นอน

วางปะปนกัน ไม่แบ่งหมวดหมู่

ไม่เก็บเข้าที่

ขาดความเป็นระเบียบในสถานที่ทำงาน

การปฏิบัติ ส สะดวก นั้นเมื่อได้ดำเนินการ ส สะดวก เป็นที่เรียบร้อยแล้วพื้นที่ปฏิบัติงานจะเหลือแต่ของที่จำเป็นในการทำงานเท่านั้น จากนั้นควรวางแผนในการจัดวางสิ่งของ เอกสารต่าง ๆ เหล่านั้นให้เป็นระบบหมวดหมู่เพื่อง่ายในการหยิบใช้ ลดเวลาในการค้นหา ซึ่งการวางแผนในการจัดความเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้ปฏิบัติ 5 ส ควรคำนึงถึง

การที่จะสร้างให้ ส สะดวก เกิดขึ้นกับสิ่งของ อุปกรณ์เครื่องมือเอกสารได้นั้นมีขั้นตอนในการดำเนินการ เพื่อให้เกินความสะดวก ดังนั้น
     1. วางแผนการกำหนดที่วางของให้ชัดเจน
     2. จัดวางให้เป็นระเบียบ หมวดหมู่
     3. มีป้ายชื่อแสดงที่วางของ
     4. มีป้ายชื่อติดสิ่งของที่จะวาง
     5. ทำผังแสดงตำแหน่งวางของ
     6. ตรวจเช็คเป็นประจำ

การปฏิบัติ ส สะดวก ต้องคำนึงถึงหลักการสำคัญ 3 ประการ คือ

 ประสิทธิภาพ

หมายถึง การปฏิบัติ ส สะดวก โดยการ ประยุกต์ใช้ป้ายชี้บ่งการทำสันแฟ้มเอกสาร การใช้สัญลักษณ์สี การจัดสิ่งของเป็นระบบหมวดหมู่ผู้ปฏิบัติกิจกรรม 5 ส ต้องคำนึงถึงเรื่องประสิทธิภาพ ความเหมาะสมในการใช้งานสิ่งของนั้น ทำป้ายชี้บ่งเพื่อให้สะดวกในการค้นหา การจัดเรียงเครื่องมือตามลำดับขั้นตอนในการใช้งาน

 คุณภาพ

หมายถึง การจัดเก็บสิ่งของ โดยคำนึงถึงหลักคุณภาพของสิ่งของนั้น การจัดเก็บจำเป็นต้องคำนึงถึงหลักคุณภาพ นอกจากนั้นการนำไปใช้งานต้องคำนึงถึงหลักการ FIFO : Fist In First Out คือ สิ่งของใดซื้อมาก่อนจัดเก็บเข้าไปในคลังสินค้าก่อน ต้องนำสิ่งของนั้นไปใช้ก่อน เพื่อให้เกิดการหมุนเวียน

 ความปลอดภัย 

หมายถึง การจัดเก็บสิ่งของ โดยคำนึงถึงหลักความปลอดภัย ทั้งในเรื่องมาตรฐานการจัดวางความปลอดภัยในการจัดเก็บ รวมถึงความปลอดภัยของผู้จัดเก็บสิ่งของเหล่านั้นด้วย
หลักการทำ ส สะดวก ในบริเวณพื้นที่สำนักงาน

 บริเวณพื้นที่สำนักงานมีการจัดวาง โต๊ะ เก้าอี้ อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อย สะดวกในการทำงานและ มีจำนวนที่เหมาะสม โดยการจัดวางผังสำนักงาน (Layout) ควรคำนึงถึงประสิทธิภาพในการทำงาน

 ในสำนักงานมีผังแสดงพื้นที่ทำงาน รวมถึงป้ายแสดงห้อง หน่วยงาน ชื่อตำแหน่งของผู้ทำงาน จุดที่บุคคลภายนอกต้องติดต่อ

 ตู้เอกสารมีการจัดเก็บเอกสาร โดยแบ่งหมวดหมู่เอกสาร และหน้าตู้เอกสารมีการจัดทำป้ายดัชนีแสดงว่าในตู้เก็บมีเอกสารใดอยู่บ้าง แฟ้มเอกสารมีการจัดทำป้ายชี้บ่งสันแฟ้มแสดงชนิดของเอกสารและมีหมายเลขลำดับของแฟ้มในตู้ รวมถึงอาจมีการใช้สัญลักษณ์สี แบ่งประเภทแฟ้มได้ด้วย

 แบบฟอร์ม มีการจัดทำป้ายชื่อ ชนิดของแบบฟอร์มติดอยู่ที่หน้าช่องเก็บแบบฟอร์ม

 เอกสารสำคัญของสำนักงาน ควรมีการจัดเก็บในบริเวณพิเศษที่เหมาะสมนอกจากนั้นเอกสารทางบัญชีมีความจำเป็นต้องเก็บ ไว้เป็นเวลานาน ควรมีการจัดเก็บ ให้เป็นระเบียบโดยจัดเก็บลงในกล่องและที่กล่องมีป้ายติดแสดงรายละเอียด เช่น ชนิดของเอกสาร ปีที่จัดเก็บ ผู้รับผิดชอบ

 กุญแจ หรือวัสดุต่าง ๆ ควรมีหมายเลข หรือเลขรหัสกำกับ และหาจุดจัดวางที่เหมาะสม เช่น อาจอยู่บนแผง หรือกล่อง โดยมีป้าย บอกเลขลำดับ หรือเลขรหัสติดไว้

 บอร์ดประกาศ ควรปรับปรุงข้อมูล บนบอร์ดในสำนักงาน หน่วยงาน ให้ทันสมัยอยู่เสมอข้อมูลใดที่ไม่ต้องการแล้วควรสะสาง ออกไปจากบอร์ดประกาศนอกจากนั้นควรจัดบอร์ดประกาศให้สวยงามน่าอ่าน

 อุปกรณ์ป้องกันอัคคีภัย ได้แก่ ถังดับเพลิง ตู้เก็บสายดับเพลิง ควรมีการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอว่าอุปกรณ์ต่างๆ อยู่ในสภาพ พร้อมใช้งาน ถังดับเพลิงต้องตรวจสอบความดันในถังว่าอยู่ในระดับใช้งาน

 อุปกรณ์เครื่องใช้ในสำนักงานได้รับการเช็คทำความสะอาดและตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องถ่าย เอกสาร โทรศัพท์ โทรสาร

 ควรดำเนินการ ส สะสาง และ ส สะดวก ข้อมูลในเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยสะสางข้อมูลไฟล์คอมพิวเตอร์ที่ไม่จำเป็นแล้ว นอกจากนั้นควรจัดเก็บไฟล์คอมพิวเตอร์เป็น Folder เพื่อที่ข้อมูลในคอมพิวเตอร์จะได้เป็นระบบระเบียบและใช้งานสะดวก

หลักการทำ ส สะดวก ในบริเวณพื้นที่อาคาร
เครื่องมือที่ใช้งานร่วมกัน
 วางแผนการจัดเก็บเครื่องมือให้เป็นหมวดหมู่ เช่น หมวดเครื่องมือโสตฯ หมวดอุปกรณ์สำนักงาน
 กำหนดตำแหน่งของที่จัดเก็บเครื่องมือ และมีการใช้เส้น สี ป้ายชี้บ่ง แสดงพื้นที่วางเครื่องมือ
 จัดเก็บเครื่องมือ
 มีป้ายชื่อของผู้ที่หยิบไปใช้และวันที่ผู้หยิบยืมไปใช้
 กำหนดมาตรฐานให้ผู้ใช้เครื่องมือเก็บเครื่องมือเข้าที่เมื่อใช้งานเสร็จ
 ระบุชื่อผู้รับผิดชอบดูแลเครื่องมือ
 ไม่วางสิ่งของอย่างอื่นในที่เก็บเครื่องมือ

พัสดุคงคลัง
 มีป้ายแสดงตำแหน่งการวางของ
 มีป้ายชี้บ่งพัสดุ
 กำหนดระดับ ต่ำสุด สูงสุด ของการจัดเก็บให้เห็นได้ง่ายและชัดเจน
 การจัดเก็บและหยิบใช้ต้องคำนึงถึงหลักการ FIFO

หัวใจของ ส สะดวก
มีที่สำหรับของทุกสิ่ง และของทุกสิ่งต้องอยู่ในที่ของมัน

ที่มา http://www.edu.nu.ac.th/5seiri/home/seiton.asp

ประโยชน์ของ 5ส

ประโยชน์ของ 5ส

5ส มีคุณค่าในการพัฒนาคนให้ปฏิบัติกิจกรรมจนเกิดเป็นนิสัยที่ดีมีวินัย อันเป็นรากฐานของระบบคุณภาพเพราะเป็นกิจกรรมที่ฝึกให้ทุกคนร่วมกันคิด ร่วมกันทำเป็นทีม ค่อยเป็นค่อยไปไม่ยุ่งยาก ไม่รู้สึกว่าการปฏิบัติงานอย่างมีระเบียบวินัยเป็นภาระเพิ่มขึ้นอีกต่อไป ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อองค์การดังต่อไปนี้

1. สิ่งแวดล้อมในการทำงานดี เป็นการเพิ่มขวัญกำลังใจให้แก่พนักงาน
2. ลดอุบัติเหตุในการทำงาน
3. ลดความสิ้นเปลืองในการจัดซื้อวัสดุเกินความจำเป็น
4. ลดการสูญหายของวัสดุ เครื่องมือ และอุปกรณ์ต่างๆ
5. พื้นที่การทำงานเพิ่มขึ้นจากการขจัดวัสดุที่เกินความจำเป็นออกไป
6. เพิ่มความสะดวกและรวดเร็วในการทำงานมากขึ้น
7. สถานที่ทำงานสะอาดเป็นระเบียบเรียบร้อยสร้างความประทับใจให้เกิดขึ้นกับลูกค้า
8. พนักงานมีการทำงานร่วมกันเป็นทีมมากขึ้น
9. สร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของต่อองค์การของพนักงาน

ที่มา http://www.tpif.or.th/2012/shindan_d/?page_id=93

นิยามและเทคนิคการปฏิบัติ ส. สะอาด

นิยามและเทคนิคการปฏิบัติ ส. สะอาด

ส สะอาด เป็น ส ที่คนส่วนใหญ่มักคิดถึงเวลา กล่าวถึง 5 ส และทำให้คนส่วนใหญ่เข้าใจผิดว่าการทำ 5 ส คือการทำความสะอาด แต่ที่ถูกต้องแล้ว สะอาดในความหมายของ 5 ส ไม่ใช่แค่เพียงแต่การปัด กวาด เช็ด ถู แต่จะต้องครอบคลุมไปถึงการตรวจสอบด้วย โดยความหมายของ ส สะอาด คือการทำความสะอาด (ปัด กวาด เช็ด ถู) และตรวจสอบเครื่องมือ อุปกรณ์ รวมทั้งบริเวณสถานที่ทำงาน

การทำความสะอาด มีอยู่ 3 ระดับ คือ
     1. การทำความสะอาดประจำวัน
     2. การทำความสะอาดแบบตรวจสอบ
     3. การทำความสะอาดแบบบำรุงรักษา
     

 การทำความสะอาดประจำวัน (Daily Cleanliness)

โดยทำให้การทำความสะอาดเป็นส่วนหนึ่งในหน้าที่ประจำวัน เป็นการปัด กวาด เช็ด ถู พื้นที่ทั่วไป พื้นที่การ ทำงาน ทางเดิน อุปกรณ์ ตู้ ชั้น ซอกมุม จุดเล็ก ๆ เป็นประจำทุกวัน ซึ่งจะทำให้ทุกสิ่งดูสะอาด ปราศจากฝุ่น ผง น้ำมัน รวมถึงการทำความสะอาดใหญ่ประจำปี หนึ่งหรือสองครั้งต่อปี การทำเช่นนี้ จะช่วยสร้างความรู้สึกการมีส่วนร่วมและความเป็นเจ้าของให้แก่บุคลากรได้
 การทำความสะอาดแบบตรวจสอบ (Cleanliness Inspection)

เมื่อการทำความสะอาดประจำวันกลายเป็นเรื่องปกติของการทำงานแล้ว ก็สามารถรวมการทำความสะอาดแบบ ตรวจสอบเข้ากับการทำความสะอาดประจำวันโดยใช้ประสาทสัมผัส ดังนี้

 การมองเห็น ขณะทำความสะอาด จะต้องคอยสังเกตสิ่งผิดปกติที่เกิดขึ้นด้วย เพื่อจะได้ทำการซ่อมแก้ไขทันท่วงที

 การได้ยิน ในกรณีของครุภัณฑ์ บางครั้งเมื่อมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น มักจะมีเสียงซึ่งเปรียบเสมือนสัญญาณเตือน ให้ทราบว่า เริ่มมีความผิดปกติเกิดขึ้นแล้ว ในขณะทำความสะอาดจะต้องคอยฟังเสียงที่เกิดขึ้นว่าผิดเพี้ยนไปจากเดิมหรือไม่ หากพบว่าเสียงผิดเพี้ยนไปจากเดิมจะต้องตรวจสอบและแก้ไขก่อนที่ปัญหานั้นจะลุกลามเป็นปัญหาใหญ่ต่อไป

 การได้กลิ่น ส่วนต่าง ๆ ของครุภัณฑ์ไฟฟ้า เครื่องยนต์ เมื่อการทำงานติดขัด อาจจะทำให้เกิดกลิ่นไหม้ได้ หากปล่อยไว้ นานอาจทำให้เครื่องจักรเสียหายได้

 การสัมผัส บางครั้งการสัมผัสก็ทำให้ทราบถึงความผิดปกติของครุภัณฑ์ได้ เช่น กรณีของการสั่นสะเทือนที่ผิดปกติ เมื่อใช้มือสัมผัสก็จะทำให้ทราบได้ หรือในกรณีของอุณหภูมิที่ผิดปกติของครุภัณฑ์ เช่น ร้อนเกินไป ก็จะทำให้ทราบ ได้เช่นกัน แต่ผู้ตรวจสอบต้องระมัดระวังความร้อนที่เกิดขึ้นด้วย

TOP

 การทำความสะอาดแบบบำรุงรักษา (Cleanliness Maintenance) 

ระหว่างการทำความสะอาดแบบตรวจสอบ ถ้าบุคลากรค้นพบสิ่งผิดปกติ เล็ก ๆ น้อย ๆ สามารถปรับปรุงหรือปรับแต่งแก้ไขได้ก็นับ เป็นส่วนหนึ่งของการทำความสะอาดแบบตรวจสอบ แต่ถ้าบุคลากรไม่สามารถแก้ไขได้เองก็ต้องมีระบบที่ดีในการติดต่อฝ่ายซ่อมบำรุง มาดำเนินการอย่างรวดเร็ว และบุคลากรประจำเครื่องควรมีใบตรวจสอบและบันทึกประวัติการผิดปกติและการซ่อมเพื่อเป็นข้อมูลที่ช่วย ในการวางแผนดูแลรักษาครุภัณฑ์
ขั้นตอนการทำความสะอาด

1. มอบหมายความเป็นเจ้าของพื้นที่

ก่อนที่จะเริ่มต้นทำความสะอาด สิ่งที่สำคัญอันดับแรกก็คือการแบ่งความรับผิดชอบในการทำความสะอาดให้ชัดเจน พื้นที่ต่าง ๆ จะต้องมีผู้รับผิดชอบหากการแบ่งพื้นที่ความรับผิดชอบคลุมเครืออาจทำให้ไม่มีผู้ใดเข้าไปทำความสะอาดได้

2. ศึกษาวิธีการใช้งานอุปกรณ์

ในการทำความสะอาดอุปกรณ์ผู้ทำความสะอาดจะต้องรู้และเข้าใจเกี่ยวกับรายละเอียดของอุปกรณ์เป็นอย่างดี เนื่องจากอุปกรณ์บางประเภทอาจมีกลไกหรือมีชิ้นส่วนที่เป็นอีเล็กทรอนิกส์อยู่หากทำความสะอาดโดยไม่มีความรู้ในสิ่งที่กล่าวมา อาจทำให้เกิดความเสียหายได้

3. กำหนดเวลาทำความสะอาด

ควรกำหนดเวลาในการทำความสะอาดให้เหมาะสมกับองค์กร เนื่องจากสภาพการทำงานของแต่ละองค์กรแตกต่างกัน การกำหนดเวลาทำความสะอาดไม่เหมาะสมอาจทำให้บุคลากรรู้สึกว่าการทำความสะอาดเป็นภาระ และกระทบต่องานปกติที่ทำอยู่ ซึ่งจะทำให้รู้สึกต่อต้านการทำความสะอาดได้ การกำหนดเวลาในการทำความสะอาดส่วนใหญ่มีหลายแบบ ดังนี้

 ก่อนและหลังการใช้งาน

 ก่อนทำงานและหลังเลิกงาน

 5 นาที 5ส

 ชั่วโมง 5ส ประจำวัน ประจำสัปดาห์ ประจำเดือน

 วัน 5ส ประจำสัปดาห์ เช่น ศุกร์ 5ส

 วันทำความสะอาดใหญ่ประจำปี

การกำหนดวันทำความสะอาดใหญ่ประจำปี จุดมุ่งหมายให้พนักงานได้ทำความสะอาดในส่วนที่เวลาปกติ ไม่สามารถทำความสะอาด ได้และอาจต้องใช้เวลามาก คณะกรรมการ 5ส จะต้องสื่อสารให้บุคลากรเข้าใจวัตถุประสงค์ ของการทำความสะอาดใหญ่ประจำปี ไม่เช่นนั้น บุคลากรอาจจะคิดไปว่าการทำความสะอาดจะต้องทำแค่ในวันทำความ สะอาดใหญ่เท่านั้น

4. กำหนดรายละเอียดของการทำความสะอาด

ในการทำความสะอาด ไม่ควรปล่อยให้บุคลากรทำกันเองโดยไม่มีการแนะนำเนื่องจากบุคลากรอาจจะรู้เท่าไม่ถึงการณ์และ ทำให้ อุปกรณ์ เสียหายได้ จุดต่าง ๆ ที่ต้องทำความสะอาดจะต้องระบุไว้อย่างชัดเจน เพื่อให้บุคลากรทำความสะอาดได้อย่างครบถ้วนและถูกต้อง

5. ใช้อุปกรณ์และวิธีการทำความสะอาดที่ถูกต้อง 

หัวหน้างาน หรือหัวหน้าพื้นที่ จะต้องสอนให้บุคลากรใช้อุปกรณ์ในการทำความสะอาดอย่างถูกต้อง เนื่องจากอุปกรณ์ที่ใช้มีความ แตกต่างกัน ทั้งโครงสร้างกลไก ระบบไฟฟ้า บุคลากรจะต้องทราบสิ่งเหล่านี้เพื่อจะได้ทำความสะอาดได้อย่างถูกต้อง ระมัดระวังไม่ให้ถูกน้ำ เพราะอาจจะทำให้เกิดการช๊อตได้ หรือการห้ามใช้น้ำยาทำความสะอาดในบริเวณที่ใช้ไม่ได้ เช่น ห้ามใช้ทินเนอร์ลบกระดานไวท์บอร์ด เป็นต้น


6. ทำความสะอาดทุกวันจนเป็นนิสัย 

หากบุคลากรทำความสะอาดอยู่ทุกวัน แม้ว่าในช่วงเริ่มต้นอาจทำเพราะได้รับคำสั่งจากหัวหน้างาน แต่หากมีการทำความสะอาด อยู่ทุกวันแล้ว บุคลากรก็จะเคยชินกับการทำความสะอาด จนในที่สุดบุคลากรก็จะทำความสะอาดาจนเป็นนิสัย

สิ่งที่จะได้รับจากการทำ ส สะอาด มีดังนี้
 ทำให้สภาพแวดล้อมในการทำงานดี บรรยากาศในการทำงานดี บุคลากรมีความกระตือรือร้นในการทำงานมากขึ้น
 หากเริ่มมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น ก็จะสามารถทราบได้อย่างรวดเร็ว
 อายุการใช้งานของครุภัณฑ์ยาวนานขึ้น เนื่องจากเมื่อพบสิ่งผิดปกติเพียงเล็กน้อย จะแก้ไขได้ก่อนที่จะลุกลามบานปลาย
 ประสิทธิภาพของครุภัณฑ์ดีขึ้น
 บุคลากรรู้สึกเป็นเจ้าของหน่วยงาน
 ผู้มารับบริการที่มาเยี่ยมชม มีความเชื่อถือต่อองค์กรเพิ่มมากขึ้น

หัวใจของ ส สะอาด
การทำความสะอาดเป็นการตรวจสอบ

ที่มา http://www.edu.nu.ac.th/5seiri/home/seiso.asp

นิยามและเทคนิคการปฏิบัติ ส. สุขลักษณะ

นิยามและเทคนิคการปฏิบัติ ส. สุขลักษณะ

ความหมายของสุขลักษณะ แบ่งออกได้เป็น 2 ความหมายหลัก ๆ คือ

1. การรักษามาตรฐานการปฏิบัติ 3 ส แรกที่ดีไว้ และยกระดับมาตรฐานให้สูงขึ้น 

ซึ่งในความหมายนี้จะก่อให้เกิดการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องจะเกิดขึ้นได้จะต้องเริ่มจากการมีมาตรฐานเพื่อใช้ในการอ้างอิงก่อนจากนั้นก็พัฒนาปรับปรุมาตรฐานให้ดีขึ้นเรื่อย ๆ มาตรฐานที่ว่านี้ หมายความถึงมาตรฐานการปฏิบัติ 5 ส ของแต่ละพื้นที่ มาตรฐานดังกล่าวเป็นสิ่งจำเป็นที่จะต้องมีเพื่อให้การทำ 5ส มีแบบแผนที่ชัดเจน การกำหนดมาตรฐานจะต้องทำให้เหมาะสมกับแต่ละพื้นที่ เพราะหากกำหนดมาตรฐานไม่เหมาะสมแล้ว จะทำให้สมาชิกพื้นที่เกิดการต่อต้านและไม่ปฏิบัติตามในที่สุด

2. การปรับปรุงสภาพแวดล้อมในการทำงานให้ดีขึ้น 

ความหมายของการปรับปรุงสภาพแวดล้อมในการทำงานให้ดีขึ้น เกิดจากการที่ได้ทำ 3ส แรก อย่างต่อเนื่องจนทำให้สภาพแวดล้อมในการทำงานดีขึ้น อันจะนำไปสู่ประสิทธิภาพในการทำงานที่เพิ่มขึ้น คุณภาพของงานที่ดีขึ้นตามลำดับ

ทำไมต้องทำสุขลักษณะ
     1. เพื่อรักษามาตรฐานของความเป็นระเบียบ
     2. ป้องกันไม่ให้กลับไปสู่สภาพที่ไม่ดี
     3. ให้เกิดความสร้างสรรค์ในการปรับปรุงงาน
     4. เพื่อความสมบูรณ์ทั้งสุขภาพร่างกายและจิตใจของบุคลากร

 สิ่งที่เป็นตัวบ่งบอกว่าองค์กรยังดำเนินการไปไม่ถึงขั้นสุขลักษณะคือ

- การวางของล้ำเส้นทางเดิน โดยทั่วไปเมื่อมีการดำเนินกิจกรรม 5ส แต่ละพื้นที่มักจะทำการทาสี ตีเส้นบริเวณต่าง ๆ เช่น ทางเดิน บริเวณที่วางของ เป็นต้น ในระยะแรกของการดำเนินกิจกรรม จะมีการวางสิ่งของตามที่ได้กำหนดไว้ แต่เมื่อดำเนินการไปสักระยะอาจจะพบว่าไม่ได้วางของในบริเวณที่กำหนด มีการวางล้ำเส้นออกมา ซึ่งก็เป็นสิ่งที่สามารถบ่งบอกได้ว่า การดำเนินกิจกรรม 5 ส ยังไม่ถึงขั้นสุขลักษณะ

- การวางอุปกรณ์ผิดตำแหน่งที่กำหนด บริเวณที่เก็บอุปกรณ์ส่วนใหญ่มักได้รับการจัดการให้เป็นระเบียบ มีการกำหนดที่วางให้กับอุปกรณ์ต่าง ๆ อย่างชัดเจน เช่น การเขียนป้ายระบุไว้ตรงบริเวณที่จัดวาง ซึ่งหากการดำเนินกิจกรรมไม่ต่อเนื่อง ก็จะพบว่าการวางอุปกรณ์ไม่เป็นไปตามที่กำหนดไว้

- เริ่มมีการสะสมสิ่งของที่ไม่จำเป็นในการทำงาน การเริ่มต้นทำ 5ส โดยทั่วไปมักจะทำการสะสางสิ่งของที่ไม่จำเป็นในการทำงานออกไป ซึ่งในช่วงเริ่มต้นหรือในวันทำความสะอาดใหญ่จะทำได้อย่างดี มีการสะสางกันได้มากมาย แต่เมื่อดำเนินการไปสักระยะ จะพบว่า เริ่มมีการสะสมสิ่งของต่าง ๆ เพิ่มขึ้นแสดงว่าไม่ได้นำหลักการสะสางมาใช้อย่างต่อเนื่อง

- ไม่ได้ปฏิบัติตามมาตรฐาน 5 ส อย่างสม่ำเสมอ การปฏิบัติตามมาตรฐาน 5ส อย่างสม่ำเสมอ จะทำให้ก้าวไปสู่ขั้นสุขลักษณะได้ แต่ถ้าไม่ได้ปฏิบัติอย่างสม่ำเสมอ โอกาสที่จะก้าวไปสู่ขั้นนี้ก็ทำได้ลำบาก

- มีฝุ่น ผงกระจายอยู่ตลอดเวลา และไม่ได้มีความพยายามหาวิธีป้องกัน ในการทำ 5ส จะต้องมีการปรับปรุงสภาพแวดล้อม ให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่องหาก? พบว่ายังมีการกระจายของฝุ่น ผง โดยไม่มีการดำเนินการป้องกัน แสดงว่าสมาชิกในพื้นที่ละเลยที่จะปรับปรุงสภาพแวดล้อมให้ดีขึ้น

- สภาพแวดล้อม แสง สี อากาศ ไม่เหมาะต่อสภาพการทำงาน

- มีเศษกระดาษ ก้นบุหรี่ทิ้งอยู่ตามพื้น กระถางต้นไม้ หรือซอกมุมต่าง ๆ

สุขลักษณะจะเกิดขึ้นหรือไม่ เริ่มจากการปรับเปลี่ยนหน่วยงานและบุคลากรด้วยการทำ สะสาง สะดวก สะอาด หลังจากนั้น จึงจัดตั้ง มาตรฐานของกลุ่ม ของพื้นที่หรือมาตรฐานกลางที่ใช้ทั่วทั้งหน่วยงานเพื่อให้บุคลากรปฏิบัติตามมาตรฐาน และมั่นใจว่าการปฏิบัติ 3ส แรก เป็นการปฏิบัติในส่วนหนึ่งของการทำงานอย่างสม่ำเสมอทุกวัน ถ้า 3ส แรกไม่สามารถรักษาไว้ได้ สุขลักษณะก็จะเกิดขึ้นไม่ได้
การจะรักษามาตรฐานไว้ได้นั้นต้องให้ทุกคนในที่ทำงานสามารถเห็นความผิดปกติที่เกิดขึ้นได้ง่ายและชัดเจน รวมถึงการไม่ปล่อยปละละเลยกับสิ่งที่เกิดขึ้นการทำเช่นนั้นได้ต้องหลักการควบคุมด้วยการมองเห็น (Visual control) เข้ามาช่วย เช่น

 การมีแต่ของที่จำเป็นเท่านั้นในสถานที่ทำงาน ควบคุมโดยการใช้ป้ายแดงและมาตรฐานของสิ่งที่จำเป็นเพื่อระบุให้ทุกคนเห็นชัดถึงสิ่งที่ไม่จำเป็นและต้องรีบสะสางในเวลาที่กำหนด

 การรักษาไว้ซึ่งการทำ ส สะดวก ต้องมีมาตรฐานของการใช้ป้ายสี แผนผัง หมายเลข แผ่นภาพ ที่มีความหมาย วิธีการปฏิบัติที่ทุกคน สามารถเข้าใจง่ายว่าเกิดความผิดปกติอะไรบ้างและมีผลกระทบต่อการปฏิบัติงานอย่างไร รวมถึงการหมั่นตรวจสอบอยู่เสมอโดยบุคลากรเอง

 การรักษาไว้ซึ่งความสะอาดของหน่วยงาน ต้องมีอุปกรณ์ที่เหมาะสม วิธีการ เวลา การมอบหมายโดยการกำหนดพื้นที่ อุปกรณ์ให้บุคลากรทุกคนรับผิดชอบเป็นส่วนหนึ่งของงานประจำวันและทำให้เข้าใจถึงผลเสียที่จะ เกิดขึ้นหากไม่ทำความสะอาด
จากที่กล่าวมาแล้วเป็นเทคนิคโดยทั่วไป แต่ประเด็นสำคัญที่จะช่วยให้เกิดการรักษามาตรฐานคือ ผู้บังคับบัญชาต้องเป็นแบบอย่างและ คอยดูแลอยู่เสมอ
 ขั้นตอนการดำเนินการเพื่อให้เกิดสุขลักษณะ

1. กำหนดให้ปฏิบัติ 3ส แรกอย่างต่อเนื่อง 

คณะกรรมการ หัวหน้าพื้นที่หรือผู้ที่รับผิดชอบในการดำเนินกิจกรรม จะต้องพยายาม รณรงค์ส่งเสริมกระตุ้นให้บุคลากรทุกคน ในองค์กรปฏิบัติ 3ส แรกอย่างต่อเนื่อง เพราะความต่อเนื่องของการปฏิบัติจะนำไปสู่สุขลักษณะได้

2. กำหนดมาตรฐานในการปฏิบัติ 3ส อย่างชัดเจน

ความชัดเจนในการปฏิบัติ 3ส แรกนั้นเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้มีการปฏิบัติได้อย่างต่อเนื่อง หากผู้ปฏิบัติไม่ทราบว่า ตนเองต้องปฏิบัติอย่างไร จะทำให้ไม่สามารถปฏิบัติได้ หรืออาจจะปฏิบัติไม่ถูกวิธี และสุดท้ายก็จะไม่ปฏิบัติในที่สุด

3. หัวหน้าหมั่นติดตามผลการปฏิบัติเพื่อรักษามาตรฐาน

หัวหน้าจะต้องเป็นผู้นำในการปฏิบัติ และจะต้องเป็นผู้คอยหมั่นตรวจสอบผลการปฏิบัติและสามารถให้คำแนะนำในการแก้ไขได้ การติดตามผลการปฏิบัติจะทำให้สามารถทราบถึงความคืบหน้าของการปฏิบัติและการรักษามาตรฐานของหน่วยงานของตนเองได้

4. ปรับปรุงมาตรฐานให้ดีขึ้นอยู่เสมอ มาตรฐานที่กำหนดขึ้น 

ไม่จำเป็นว่ากำหนดขึ้นมาแล้วจะต้องใช้ตลอดไปโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลง หากเวลาหรือสิ่งต่าง ๆ เปลี่ยนไป อาจจะต้องปรับปรุงมาตรฐานให้เหมาะสมด้วย

หัวใจของ ส สุขลักษณะ
การรักษามาตรฐานและการปรับปรุงให้ดีขึ้น

ที่มา http://www.edu.nu.ac.th/5seiri/home/seikettsu.asp

นิยามและเทคนิคการปฏิบัติ ส. สร้างนิสัย

นิยามและเทคนิคการปฏิบัติ ส. สร้างนิสัย 

ส ตัวที่ 5 นี้ เป็นสิ่งที่ทุก ๆ องค์กรต้องการไปให้ถึง แต่การที่จะไปถึงขั้นนี้ได้เป็นสิ่งที่ยาก และต้องอาศัยความพยายามอย่างต่อเนื่อง หากองค์กรใดสามารถทำให้พนักงานอยู่ในขั้นสร้างนิสัยได้แล้ว ถือว่าองค์กรนั่นประสบความสำเร็จในการดำเนินกิจกรรม 5ส และจะทำให้กิจกรรม 5ส ยั่งยืนตลอดไป โดยความหมายของ ส สร้างนิสัย คือ

         "การปฏิบัติตามมาตรฐาน 5ส และระเบียบ กฎเกณฑ์ของหน่วยงานอย่างสม่ำเสมอ จนกลายเป็นการกระทำที่เกิดขึ้นเอง โดยอัตโนมัติหรือโดยธรรมชาติ" 

การที่จะวัดผลว่าองค์กรได้ดำเนินการมาถึงขั้นสร้างนิสัยหรือยัง อาจตรวจสอบได้ง่าย ๆ จากการวัดระดับ ความแตกต่างของสถานที่ ทำงานดังนี้
สถานที่ทำงานชั้น 2

สถานที่ที่มีคนกลุ่มหนึ่งละเลย ไม่ใส่ใจ แต่มีคนอีกกลุ่มหนึ่งช่วยกันรักษาความเป็นระเบียบเรียบร้อย
สถานที่ทำงานชั้น 1
     สถานที่ที่ไม่มีใครละเลย ทุกคนช่วยกันจัดระเบียบเรียบร้อยของสถานที่ทำงาน
     หากองค์กรสามารถเป็น สถานที่ทำงาน ชั้น 1 ได้ แสดงว่าองค์กรสามารถบรรลุการดำเนินกิจกรรม 5ส ไปจนถึงขั้นสร้างนิสัยได้

ขั้นตอนการดำเนินการเพื่อให้เกิดการสร้างนิสัย

1. ทบทวนและปฏิบัติ 4ส แรกอย่างต่อเนื่อง

2. ผู้บังคับบัญชาต้องปฏิบัติเป็นตัวอย่างที่ดี

3. คณะกรรมการหรือผู้บริหารตรวจเยี่ยมอย่างต่อเนื่อง

4. จัดกิจกรรมส่งเสริม กระตุ้นให้พนักงานปฏิบัติตามมาตรฐานอย่างสม่ำเสมอ โดยอาจจัดให้มีการประกวดพื้นที่และมอบรางวัล เพื่อสร้างขวัญกำลังใจให้แก่ผู้ร่วมทำกิจกรรม 

หัวใจของ ส สร้างนิสัย
การสร้างทัศนคติที่ดีในการทำงาน

ที่มา http://www.edu.nu.ac.th/5seiri/home/shisuke.asp

นิยามและเทคนิคการปฏิบัติ ส. สะสาง

นิยามและเทคนิคการปฏิบัติ ส. สะสาง  ส สะสาง คือ การแยกของที่จำเป็นออกจากของที่ไม่จำเป็น และขจัดของที่ไม่จำเป็นออกไป เทคนิคการปฏิบัติ ส สะสาง นั้น ผู้ปฏิบัติจะต้องเป็นผู้กำหนดว่าสิ่งของที่ใช้ในงานประจำวันนั้น ของสิ่งใดจำเป็น ของสิ่งใด ไม่จำเป็น โดยสิ่งของจำเป็นคือสิ่งของที่เกี่ยวข้องกับผลสำเร็จของงาน เหตุผลที่จำเป็นต้องทำการสะสาง  มีของไม่จำเป็นอยู่ในที่ทำงาน โดยทั่วไปเมื่อปฏิบัติงานผ่านไประยะหนึ่งอาจมีสิ่งของไม่จำเป็นสะสมอยู่ในบริเวณพื้นที่ทำงาน เช่น เอกสารไม่ใช้แล้ว เศษกระดาษ กล่องกระดาษ เมื่อไม่มีความจำเป็นต้องใช้แล้ว ก็ควรจะสะสางสิ่งของต่าง ๆ เหล่านี้ออกจากพื้นที่ปฏิบัติงาน  สูญเสียพื้นที่ในการจัดเก็บ ถ้าไม่สะสางสิ่งของที่ไม่จำเป็นในการทำงานออกไป ทำให้ต้องหาพื้นที่ในการจัดเก็บจัดวาง เมื่อมีสิ่งของเหล่านี้วางกองอยู่มาก ในพื้นที่ปฏิบัติงาน จะทำให้พนักงานไม่สามารถใช้พื้นที่ของสำนักงานหรือพื้นที่โรงงานเพื่อปฏิบัติได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ และมีความสูญเสียเรื่องการจัดเก็บสิ่งของเกิดขึ้น  ของหายบ่อย หาไม่เจอ เสียเวลาในการค้นหา บางครั้งบุคลากรที่ปฏิบัติงานในสำนักงานหรือพื้นที่ปฏิบัติงาน อาจหาของหรือเอกสารบางอย่างไม่พบ เนื่องจากขาดระบบการจัดเก็บที่ดีและไม่มีการสะสางเอกสารและสิ่งของที่ไม่ได้ใช้งานออกจากพื้นที่ทำงาน ยิ่งถ้าเป็นสิ่งของหรือเอกสารสำคัญที่มีความจำเป็นต้องหาให้เจอทำให้ต้องเสียเวลาในการค้นหานั้นทำความสูญเสียด้านเวลาจะเกิดขึ้น  สถานที่ทำงานคับแคบ หน่วยงานหรือองค์กรบางแห่งมักกล่าวว่าพื้นที่ปฏิบัติงานในหน่วยงานของตนเองคับแคบ ความคับแคบที่ว่านี้เกิดจากการมีสิ่งของหรือเอกสารที่ไม่จำเป็นในการทำงานวางอยู่ในพื้นที่ปฏิบัติงาน ทำให้พื้นที่สำหรับการทำงานจริง ๆ คับแคบไม่สะดวกต่อการปฏิบัติงาน ซึ่งอาจมีผลต่อความปลอดภัยในการปฏิบัติงานด้วย ด้วยเหตุนี้การทำกิจกรรม 5ส จึงเป็นสิ่งจำเป็น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง สสะสางถือเป็นสิ่งที่สำคัญและบุคลากรทุกคนในทุกพื้นที่ต้องร่วมกันสะสางสิ่งของและเอกสารที่ไม่จำเป็นในการปฏิบัติงาน ออกนอกพื้นที่ทำงานของตนเอง ขั้นตอนการปฏิบัติ ส สะสางเริ่มจากแยกสิ่งของในพื้นที่ปฏิบัติงานออกเป็น 3 ประเภท ได้แก่  ของจำเป็นในการทำงาน  ของไม่จำเป็นในการทำงาน  ของที่ต้องรอการตัดสินใจ

ของจำเป็นในการทำงาน คือ สิ่งของ เอกสาร อุปกรณ์ เครื่องมือ ซึ่งมีส่วนต่อผลสำเร็จของงานที่บุคลากรปฏิบัติงานอยู่ และจำเป็นต้องใช้ในการปฏิบัติงาน อยู่เป็นประจำ จึงควรจัดเก็บจัดวางของเหล่านี้ในบริเวณพื้นที่ปฏิบัติงานหรือพื้นที่ที่ง่ายต่อการหยิบใช้ โดยต้องคำนึงถึงองค์ประกอบ 3 ประการ คือ รายการปริมาณ และสถานที่ โดยรายการ คือ สิ่งของที่จำเป็นนั้นมีอะไรบ้าง และแต่ละรายการจำเป็นต้องมีในปริมาณมากน้อย เพียงใด สามารถกำหนดจำนวนเป็นมาตรฐานได้ และสถานที่ในการวางหรือจัดเก็บควรอยู่ ณ ตำแหน่งใด ของไม่จำเป็นในการทำงาน คือ สิ่งของที่ไม่มีความจำเป็นในการทำงานและสามารถสะสางได้ทันที เช่น เศษกระดาษ เอกสารที่ไม่จำเป็นต้องใช้งาน เป็นต้น ในการสะสางสิ่งของต่าง ๆ เหล่านี้ สามารถแบ่งวิธีการในการดำเนินการออกเป็น  ของไม่จำเป็นในการทำงาน แต่อาจใช้ได้ในภายหลัง คือ ปัจจุบันไม่จำเป็นแต่ในอนาคตอาจมีประโยชน์ สิ่งของประเภทนี้ไม่จำเป็นต้องทิ้ง แต่ควรหาพื้นที่จัดเก็บเพื่อจะได้เก็บไว้ใช้ในอนาคต  ของไม่จำเป็นในการทำงาน ไม่สามารถใช้ได้ในอนาคต จำเป็นจะต้องสะสางออกจากพื้นที่ปฏิบัติงานและหน่วยงาน ถ้าเป็นสิ่งของไม่มีค่า ก็ควรสะสางทิ้ง แต่ถ้าสิ่งของนั้นยังพอมีค่าอยู่ เช่น เศษกระดาษ ที่สามารถขาดได้ หรือสิ่งของบางอย่างอาจเป็นประโยชน์ต่อหน่วยงานอื่น เราสามารถนำไปบริจาคได้ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์เก่าที่ไม่ใช้แล้วอาจนำไปบริจาคได้ ของที่ต้องรอการตัดสินใจ อาจเป็นสิ่งของ เอกสาร อุปกรณ์ เครื่องมือ ที่ไม่จำเป็นต้องใช้อีกต่อไป หรือเครื่องมือที่เสียแล้ว แต่สิ่งของดังกล่าวเดิมเป็นสิ่งของ ที่มีมูลค่าสูง บุคลากรที่ปฏิบัติงานหรือใช้งานหรือใช้งานจึงไม่มีอำนาจในการตัดสินใจสะสางสิ่งของนั้น ๆ ได้ จำเป็นต้องให้ผู้บริหาร ระดับกลางหรือผู้บริหารระดับสูงเป็นผู้ตัดสินใจในการสะสาง รวมถึงเอกสารสำคัญบางประเภทซึ่งไม่จำเป็นต้องใช้งานแล้ว จำเป็นต้อง ให้ผู้บริหารเป็นผู้อนุมัติทำลาย เครื่องมือที่ช่วยในการทำ ส สะสาง Survey Form กรณีที่ต้องการสะสางสิ่งของใดในพื้นที่ปฏิบัติงาน แต่ยังไม่สามารถสะสางได้ทันทีในเวลานั้น หรือต้องรอการช่วยเหลือจากฝ่าย ที่เกี่ยวข้อง ให้เขียนเรื่องต่าง ๆ ในแบบฟอร์มการสำรวจ (Survey Form) และทำการแจ้งให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้องทราบเพื่อดำเนินการแก้ไข ปรับปรุงต่อไป จุดที่ควรให้ความสนใจในการทำ ส สะสาง   ตู้เก็บเอกสาร ควรตรวจสอบว่ามีสิ่งของอื่น ๆ วางปะปนอยู่กับเครื่องมือหรือไม่  ลิ้นชักเก็บของ ลิ้นชักโต๊ะทำงาน อาจมีสิ่งของไม่จำเป็นในการทำงานวางปะปนอยู่  ตู้เก็บของ ชั้นวางของ ในตู้เก็บของมีสิ่งของหรือเอกสารที่ไม่จำเป็นต้องใช้งานสะสมอยู่หรือไม่  ห้องเก็บของ สโตร์ คลังพัสดุ พื้นที่นี้มักมีสิ่งของจากหน่วยงานต่าง ๆ มาจัดเก็บเป็นจำนวนมาก สิ่งของชนิดใดไม่จำเป็นต้องเก็บไว้ ควรสะสางออกไป  เอกสารตามตู้ต่าง ๆ  พื้น มุมอับของห้อง มุมอับต่าง ๆ มักเป็นจุดสะสมสิ่งของที่ไม่จำเป็นจึงควรให้การใส่ใจเป็นพิเศษ  ภายในและภายนอกตัวอาคาร นอกจากภายในอาคารแล้ว ภายนอกบริเวณรอบ ๆ อาคารควรได้รับการดูแลเอาใจใส่ในเรื่องของกิจกรรม 5 ส หัวใจของ ส สะสาง มีแต่ของที่จำเป็นเท่านั้นในสถานที่ทำงาน ที่มา http://www.edu.nu.ac.th/5seiri/home/seiri.asp