นิยามและเทคนิคการปฏิบัติ ส. สะสาง

นิยามและเทคนิคการปฏิบัติ ส. สะสาง  ส สะสาง คือ การแยกของที่จำเป็นออกจากของที่ไม่จำเป็น และขจัดของที่ไม่จำเป็นออกไป เทคนิคการปฏิบัติ ส สะสาง นั้น ผู้ปฏิบัติจะต้องเป็นผู้กำหนดว่าสิ่งของที่ใช้ในงานประจำวันนั้น ของสิ่งใดจำเป็น ของสิ่งใด ไม่จำเป็น โดยสิ่งของจำเป็นคือสิ่งของที่เกี่ยวข้องกับผลสำเร็จของงาน เหตุผลที่จำเป็นต้องทำการสะสาง  มีของไม่จำเป็นอยู่ในที่ทำงาน โดยทั่วไปเมื่อปฏิบัติงานผ่านไประยะหนึ่งอาจมีสิ่งของไม่จำเป็นสะสมอยู่ในบริเวณพื้นที่ทำงาน เช่น เอกสารไม่ใช้แล้ว เศษกระดาษ กล่องกระดาษ เมื่อไม่มีความจำเป็นต้องใช้แล้ว ก็ควรจะสะสางสิ่งของต่าง ๆ เหล่านี้ออกจากพื้นที่ปฏิบัติงาน  สูญเสียพื้นที่ในการจัดเก็บ ถ้าไม่สะสางสิ่งของที่ไม่จำเป็นในการทำงานออกไป ทำให้ต้องหาพื้นที่ในการจัดเก็บจัดวาง เมื่อมีสิ่งของเหล่านี้วางกองอยู่มาก ในพื้นที่ปฏิบัติงาน จะทำให้พนักงานไม่สามารถใช้พื้นที่ของสำนักงานหรือพื้นที่โรงงานเพื่อปฏิบัติได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ และมีความสูญเสียเรื่องการจัดเก็บสิ่งของเกิดขึ้น  ของหายบ่อย หาไม่เจอ เสียเวลาในการค้นหา บางครั้งบุคลากรที่ปฏิบัติงานในสำนักงานหรือพื้นที่ปฏิบัติงาน อาจหาของหรือเอกสารบางอย่างไม่พบ เนื่องจากขาดระบบการจัดเก็บที่ดีและไม่มีการสะสางเอกสารและสิ่งของที่ไม่ได้ใช้งานออกจากพื้นที่ทำงาน ยิ่งถ้าเป็นสิ่งของหรือเอกสารสำคัญที่มีความจำเป็นต้องหาให้เจอทำให้ต้องเสียเวลาในการค้นหานั้นทำความสูญเสียด้านเวลาจะเกิดขึ้น  สถานที่ทำงานคับแคบ หน่วยงานหรือองค์กรบางแห่งมักกล่าวว่าพื้นที่ปฏิบัติงานในหน่วยงานของตนเองคับแคบ ความคับแคบที่ว่านี้เกิดจากการมีสิ่งของหรือเอกสารที่ไม่จำเป็นในการทำงานวางอยู่ในพื้นที่ปฏิบัติงาน ทำให้พื้นที่สำหรับการทำงานจริง ๆ คับแคบไม่สะดวกต่อการปฏิบัติงาน ซึ่งอาจมีผลต่อความปลอดภัยในการปฏิบัติงานด้วย ด้วยเหตุนี้การทำกิจกรรม 5ส จึงเป็นสิ่งจำเป็น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง สสะสางถือเป็นสิ่งที่สำคัญและบุคลากรทุกคนในทุกพื้นที่ต้องร่วมกันสะสางสิ่งของและเอกสารที่ไม่จำเป็นในการปฏิบัติงาน ออกนอกพื้นที่ทำงานของตนเอง ขั้นตอนการปฏิบัติ ส สะสางเริ่มจากแยกสิ่งของในพื้นที่ปฏิบัติงานออกเป็น 3 ประเภท ได้แก่  ของจำเป็นในการทำงาน  ของไม่จำเป็นในการทำงาน  ของที่ต้องรอการตัดสินใจ

ของจำเป็นในการทำงาน คือ สิ่งของ เอกสาร อุปกรณ์ เครื่องมือ ซึ่งมีส่วนต่อผลสำเร็จของงานที่บุคลากรปฏิบัติงานอยู่ และจำเป็นต้องใช้ในการปฏิบัติงาน อยู่เป็นประจำ จึงควรจัดเก็บจัดวางของเหล่านี้ในบริเวณพื้นที่ปฏิบัติงานหรือพื้นที่ที่ง่ายต่อการหยิบใช้ โดยต้องคำนึงถึงองค์ประกอบ 3 ประการ คือ รายการปริมาณ และสถานที่ โดยรายการ คือ สิ่งของที่จำเป็นนั้นมีอะไรบ้าง และแต่ละรายการจำเป็นต้องมีในปริมาณมากน้อย เพียงใด สามารถกำหนดจำนวนเป็นมาตรฐานได้ และสถานที่ในการวางหรือจัดเก็บควรอยู่ ณ ตำแหน่งใด ของไม่จำเป็นในการทำงาน คือ สิ่งของที่ไม่มีความจำเป็นในการทำงานและสามารถสะสางได้ทันที เช่น เศษกระดาษ เอกสารที่ไม่จำเป็นต้องใช้งาน เป็นต้น ในการสะสางสิ่งของต่าง ๆ เหล่านี้ สามารถแบ่งวิธีการในการดำเนินการออกเป็น  ของไม่จำเป็นในการทำงาน แต่อาจใช้ได้ในภายหลัง คือ ปัจจุบันไม่จำเป็นแต่ในอนาคตอาจมีประโยชน์ สิ่งของประเภทนี้ไม่จำเป็นต้องทิ้ง แต่ควรหาพื้นที่จัดเก็บเพื่อจะได้เก็บไว้ใช้ในอนาคต  ของไม่จำเป็นในการทำงาน ไม่สามารถใช้ได้ในอนาคต จำเป็นจะต้องสะสางออกจากพื้นที่ปฏิบัติงานและหน่วยงาน ถ้าเป็นสิ่งของไม่มีค่า ก็ควรสะสางทิ้ง แต่ถ้าสิ่งของนั้นยังพอมีค่าอยู่ เช่น เศษกระดาษ ที่สามารถขาดได้ หรือสิ่งของบางอย่างอาจเป็นประโยชน์ต่อหน่วยงานอื่น เราสามารถนำไปบริจาคได้ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์เก่าที่ไม่ใช้แล้วอาจนำไปบริจาคได้ ของที่ต้องรอการตัดสินใจ อาจเป็นสิ่งของ เอกสาร อุปกรณ์ เครื่องมือ ที่ไม่จำเป็นต้องใช้อีกต่อไป หรือเครื่องมือที่เสียแล้ว แต่สิ่งของดังกล่าวเดิมเป็นสิ่งของ ที่มีมูลค่าสูง บุคลากรที่ปฏิบัติงานหรือใช้งานหรือใช้งานจึงไม่มีอำนาจในการตัดสินใจสะสางสิ่งของนั้น ๆ ได้ จำเป็นต้องให้ผู้บริหาร ระดับกลางหรือผู้บริหารระดับสูงเป็นผู้ตัดสินใจในการสะสาง รวมถึงเอกสารสำคัญบางประเภทซึ่งไม่จำเป็นต้องใช้งานแล้ว จำเป็นต้อง ให้ผู้บริหารเป็นผู้อนุมัติทำลาย เครื่องมือที่ช่วยในการทำ ส สะสาง Survey Form กรณีที่ต้องการสะสางสิ่งของใดในพื้นที่ปฏิบัติงาน แต่ยังไม่สามารถสะสางได้ทันทีในเวลานั้น หรือต้องรอการช่วยเหลือจากฝ่าย ที่เกี่ยวข้อง ให้เขียนเรื่องต่าง ๆ ในแบบฟอร์มการสำรวจ (Survey Form) และทำการแจ้งให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้องทราบเพื่อดำเนินการแก้ไข ปรับปรุงต่อไป จุดที่ควรให้ความสนใจในการทำ ส สะสาง   ตู้เก็บเอกสาร ควรตรวจสอบว่ามีสิ่งของอื่น ๆ วางปะปนอยู่กับเครื่องมือหรือไม่  ลิ้นชักเก็บของ ลิ้นชักโต๊ะทำงาน อาจมีสิ่งของไม่จำเป็นในการทำงานวางปะปนอยู่  ตู้เก็บของ ชั้นวางของ ในตู้เก็บของมีสิ่งของหรือเอกสารที่ไม่จำเป็นต้องใช้งานสะสมอยู่หรือไม่  ห้องเก็บของ สโตร์ คลังพัสดุ พื้นที่นี้มักมีสิ่งของจากหน่วยงานต่าง ๆ มาจัดเก็บเป็นจำนวนมาก สิ่งของชนิดใดไม่จำเป็นต้องเก็บไว้ ควรสะสางออกไป  เอกสารตามตู้ต่าง ๆ  พื้น มุมอับของห้อง มุมอับต่าง ๆ มักเป็นจุดสะสมสิ่งของที่ไม่จำเป็นจึงควรให้การใส่ใจเป็นพิเศษ  ภายในและภายนอกตัวอาคาร นอกจากภายในอาคารแล้ว ภายนอกบริเวณรอบ ๆ อาคารควรได้รับการดูแลเอาใจใส่ในเรื่องของกิจกรรม 5 ส หัวใจของ ส สะสาง มีแต่ของที่จำเป็นเท่านั้นในสถานที่ทำงาน ที่มา http://www.edu.nu.ac.th/5seiri/home/seiri.asp